Comment faire une facture électronique ?
On parle beaucoup de la facturation électronique… mais concrètement, comment ça se passe ?
Qu’est-ce qui change quand on passe d’un PDF à une facture électronique au sens légal du terme ? Et surtout : par quoi commencer pour être dans les clous ?
Cette page a pour but de vous guider étape par étape. Objectif : que vous sachiez comment émettre une facture électronique conforme, en fonction de votre situation et de votre niveau d’équipement.
Autres questions
Une facture électronique, ce n’est pas (juste) un fichier PDF
C’est la première chose à comprendre. Une facture électronique ne se résume pas à un document numérique envoyé par email. Pour qu’elle soit conforme à la réglementation, une facture électronique doit répondre à trois grands critères :
- Être émise dans un format structuré ou hybride (Factur-X, UBL, CII),
- Transiter par une plateforme agréée (Plateforme de Dématérialisation Partenaire),
- Inclure l’ensemble des mentions légales obligatoires, sous forme de données lisibles automatiquement.
Et surtout, elle doit être transmise à l’administration fiscale, si nécessaire, dans le cadre de l’e-reporting. Tout cela suppose de travailler avec des outils compatibles et des flux encadrés.
Étape 1 : Choisir une solution compatible
Avant toute chose, vérifiez si votre outil de facturation ou votre ERP est prêt pour la facturation électronique.
- Si vous utilisez un logiciel standard : vérifiez qu’il est en mesure de générer des factures au format (Factur-X, UBL, CII),
- Si vous passez par une plateforme ou un prestataire : assurez-vous qu’il est ou sera enregistré comme Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).
À noter : un simple outil d’édition de PDF ou un logiciel de traitement de texte ne suffit plus.
Bon à savoir : certaines solutions intègrent déjà les futurs flux obligatoires (transmission à l’administration, e-reporting, archivage). Si ce n’est pas le cas, il est peut-être temps de comparer les alternatives.
Étape 2 : Vérifier les mentions obligatoires
La facture doit contenir toutes les informations légales exigées : identité du vendeur, du client, numéros de TVA, montants HT/TTC, conditions de paiement…
Ces mentions obligatoires sont les mêmes qu’en version papier, mais elles doivent désormais être intégrées dans un format structuré et interopérable, pour être lues automatiquement avec en plus d’autres mentions de TVA.
À noter : selon votre régime de TVA ou la nature de votre activité, des mentions spécifiques peuvent s’ajouter (exonération, autoliquidation, etc.). Ne les oubliez pas : elles conditionnent la validité de votre facture.
Étape 3 : Générer une facture au bon format
Aujourd’hui, il existe trois formats acceptés :
- UBL et CII : ce sont des formats 100 % structurés, sans visuel PDF. Ce sont les plus techniques à mettre en œuvre.
- Factur-X : c’est un format hybride, combinant un PDF lisible humainement + une couche XML intégrée pour la lecture automatique. C’est le plus utilisé dans les PME.
La plupart des outils génèrent automatiquement ce format si vous êtes bien équipé.
Ce qu’il faut retenir : le format ne se choisit pas à la main. Il dépend de votre logiciel. En revanche, c’est à vous de vérifier qu’il est bien conforme aux exigences fixées par l’administration fiscale.
Étape 4 : Transmettre la facture
Une fois émise, la facture doit être envoyée via un des deux canaux reconnus par la réforme :
- Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)
- Un Opérateur de Dématérialisation (OD) qui transmettra à une PDP
Ces plateformes assurent la transmission sécurisée des données, à la fois vers vos clients et vers l’administration.
En pratique : c’est votre logiciel ou votre prestataire qui s’occupe de cette transmission. Mais assurez-vous que vous savez par quel canal vos factures passent et si le e-reporting est bien pris en charge.
Étape 5 : Archiver la facture dans les règles
Une facture électronique doit être archivée numériquement pendant 10 ans. L’archivage doit garantir :
- La lisibilité : la facture doit pouvoir être consultée et comprise à tout moment, y compris plusieurs années après son émission. Cela implique que le format reste exploitable, que les données restent visibles, et que l’affichage ne dépende pas d’un outil ou d’une technologie obsolète. Une facture qui ne s’ouvre plus ou qui affiche du contenu corrompu ne sera pas considérée comme valide.
- L’intégrité : c’est la capacité à prouver que la facture n’a pas été modifiée depuis sa création. Cela passe par des mécanismes techniques comme le scellement, l’horodatage ou la signature électronique. En cas de contrôle fiscal, vous devez pouvoir démontrer que le document est identique à l’original transmis à votre client et/ou à l’administration.
- L’accessibilité : vous devez pouvoir retrouver et fournir la facture rapidement en cas de demande (audit, contrôle, litige client…). Cela suppose une organisation fiable : système de classement logique, moteur de recherche, conservation dans un environnement sécurisé, et sauvegarde régulière. L’accessibilité vaut pour vous comme pour les personnes autorisées (expert-comptable, contrôleur, dirigeant…).
Certaines solutions le font automatiquement, d’autres nécessitent une action de votre part (sauvegarde sécurisée, horodatage…).
Conseil : choisissez une solution qui vous permet de retrouver vos factures facilement, même plusieurs années après, sans dépendre d’un format propriétaire ou d’un outil obsolète. En cas de contrôle fiscal, la traçabilité est essentielle.
Bon à savoir
- Une facture PDF envoyée par mail ne sera plus valide à partir de 2026/2027 (selon la taille de votre entreprise).
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Toute facture envoyée sans passer par une plateforme habilitée sera considérée comme non conforme.
- Une facture électronique doit rester lisible, fidèle à son contenu d’origine, et conservée pendant 10 ans.
- Vous pouvez commencer à tester dès maintenant, même si l’obligation entre en vigueur en 2026 ou 2027 selon votre statut.
Foire aux questions (FAQ)
Puis-je continuer à utiliser mes factures actuelles ?
Pas si elles ne sont pas au format structuré. À terme, les factures PDF classiques ne seront plus acceptées pour les échanges B2B en France.
Une facture peut-elle être refusée pour non-conformité ?
Oui. Une facture non conforme (absence de mentions obligatoires, non-respect du format imposé, problème de transmission) peut entraîner un rejet de la part du client ou de l’administration fiscale. Mieux vaut s’appuyer sur un logiciel ou une solution qui garantit la conformité dès l’émission.
Dois-je m’équiper dès maintenant ?
C’est fortement recommandé. Les tests ont commencé, et anticiper vous permettra de prendre vos marques avant que l’obligation devienne réelle.
Quels sont les risques si je ne respecte pas les règles de facturation électronique ?
Un non-respect des règles peut entraîner un rejet de la facture, un retard de paiement ou un contrôle fiscal. Des sanctions financières sont également prévues en cas de manquements répétés. Mieux vaut anticiper et se doter d’un outil adapté dès maintenant.
En résumé
Faire une facture électronique, ce n’est pas simplement changer de format : c’est s’inscrire dans une réforme profonde du processus de facturation. Cela suppose de s’équiper correctement, de comprendre les circuits d’envoi, et de respecter de nouvelles obligations techniques et fiscales.
En suivant les étapes décrites ici, vous préparez sereinement votre transition vers une facturation 100 % conforme. Et si vous avez besoin d’y voir plus clair ou de choisir une solution, on peut vous accompagner à chaque étape.